Dette bør du sitte igjen med
- Skill mellom offentlig informasjon og intern medlemskommunikasjon.
- Prioriter «hvordan blir jeg med?», aktiviteter, kontakt og praktisk informasjon.
- Bygg strukturen slik at den tåler at styre og frivillige byttes ut.
- Unngå unødvendig behandling av medlemsdata på den åpne nettsiden.
Start med de viktigste målgruppene
- Nye utøvere og foresatte
- Eksisterende medlemmer
- Trenere og frivillige
- Sponsorer og samarbeidspartnere
- Presse og lokalmiljø
Den viktigste siden er ofte «Bli med»
Nye medlemmer trenger konkrete svar: Hvem kan delta, hvor og når trener dere, hva koster det, hvilket utstyr trengs og hvem kan jeg spørre?
Denne informasjonen bør være lett å finne uten innlogging.
La medlemsverktøyet gjøre medlemsjobben
Spond og andre systemer kan være gode til intern kommunikasjon, påmelding og medlemsadministrasjon. Nettsiden har en annen rolle: å være åpen, søkbar og forståelig for personer som ennå ikke er medlem.
Unngå å bygge medlemsfunksjoner på nytt bare fordi nettsiden kan.
Dette bør være lett å finne
- Aktiviteter, lag eller grupper
- Treningstider og steder når de er stabile nok til å publiseres
- Kontaktpersoner og styre
- Hvordan man blir medlem
- Praktisk informasjon for arrangementer
- Sponsorer og samarbeidspartnere
Lag en struktur som overlever personbytter
Frivillige organisasjoner bytter ofte styre, trenere og ansvarlige. Unngå at viktig informasjon bare finnes på én persons private konto eller i en komplisert løsning få forstår.
Bruk rollebaserte kontaktadresser og dokumenter hvem som eier domene og kritiske kontoer.
Vær forsiktig med personopplysninger
Den åpne nettsiden trenger sjelden medlemsregister, helseopplysninger eller andre sensitive data. Bruk etablerte medlemsverktøy til det de er laget for og vurder personvern før nye skjema eller integrasjoner tas i bruk.
Vær særlig varsom med bilder og opplysninger om barn.
Gjør vedlikehold realistisk
- Hold evergreen-informasjon på nettsiden
- Bruk medlemsverktøy til hyppige interne oppdateringer
- Ha én tydelig ansvarlig for nettsiden
- Gå gjennom kontaktpersoner minst hver sesong
- Fjern gamle arrangementer og døde lenker
- Dokumenter tilgangene før styrebytte
Et faktisk kundeeksempel: Sarpsborg Bandyklubb
Sarpsborg Bandyklubb skulle ha en ny offentlig nettside som samler klubbens viktigste informasjon, uten å erstatte verktøyet som brukes til medlemskap, aktivitet og lagdialog.
Digitalmakker leverte struktur, design og innhold for blant annet forside, lag og medlemskap, nyheter, om klubben og frivillighet, sponsorer og kontakt. Spond ble beholdt som klubbens løsning for medlemskap, aktivitet og lagdialog.
Valget gjør rollene tydelige: nettsiden er den åpne inngangen for besøkende og nye medlemmer, mens medlemsverktøyet fortsatt løser den interne medlemsjobben.
Avklar hvem som skal vedlikeholde hva
- Hvilken informasjon må alltid være oppdatert på den offentlige nettsiden?
- Hva håndteres allerede godt i Spond, Rubic, Hoopit eller andre medlemsverktøy?
- Hvem i klubben har ansvar for lag, kontaktpersoner, arrangementer og sponsorer?
- Hvilke sider kan stå stabile over tid, og hvilke trenger en fast kontrollrutine?
Kilder og videre lesing
Kildene under støtter faktapåstandene i guiden. Praktiske anbefalinger og prioriteringer er Digitalmakkers faglige vurderinger.